Tavsiye mektubu (Letter of Recommendation) nasıl istenir?

Öncelikle mektup alınacak kişi tercihen tecrübeden sonra değil, tecrübe öncesinde belirlenmelidir. Belirlenen hedefler doğrultusunda bahsedilen tecrübe (staj, gözlemcilik, araştırma) esnasında , mektubun isteneceği kişiye karşı dürüst olunmalı, o deneyim sonunda yapılacak başvuruda o kişinin desteğinin isteneceği net olarak ifade edilmelidir. Gerekirse bu durumun açıklanması için ayrı bir görüşme randevusu alınmalı ve kişiden iyi bir mektup alabilmek için neler yapılabileceği net olarak sorulmalı ve belirlenmelidir. ABD sistemindeki , tavsiye mektupları bu sistem içindeki herkes tarafından bilinir ve bu konuda dürüstlüğk takdirle karşılanır. Bazı kişiler mektup vermeyi reddedebilir. Bu da normal karşılanmalıdır.

Mektup isterken dikkat edilmesi gereken noktalardan bir diğeri ise, mektubun tam olarak ne için istendiğinin mektup yazacak kişiye net olarak açıklanmasıdır. Mektup yazan kişi, mektubu hangi deneyime dayandırdığını mektupta belirtmelidir. Bu süreç boyunca adayın hangi özelliklerinin mektup veren tarafından tespit ediliği mutlaka belirtilmelidir. Bunlar mektup yazacak kişiye açıklanmalı ve mektup bu koşullarla istenmelidir. Unutulmamalıdır ki, usülüne uygun yazılmamış bir mektubun hiçbir değeri olmayabilir , dahası başvuruya büyük zararlar verebilir. O nedenle uygun bir mektup alınamıyorsa, ya da hatır için bir mektup yazılacaksa, hiç yazılmaması tecrübelerimize göre daha iyi bir seçenektir.

En çok yanlış anlaşılan konulardan birisi de, mektubun tecrübenin bitiminde hemen alınacağının zannedilmesidir. Bu çok yanlış bir usüldür, çoğu zaman zaten mümkün değildir. Çünkü çoğu zaman elde edilen deneyim başvuruların yapılacağı tarihten çok uzaktadır. Örneğin kişi öğrencilik son sınfıta, intörn iken yaptığı bir staj sırasından tanıdığı bir öğretim üyesinden mektup isteyecekse bunu 2 yıl sonraki başvuruları sırasında kişiden isteyebilir, stajın hemen sonrasında alınan mektup ileri bir tarihte kullanılamaz, kaldi ki kullanılsa bile içeriği hedef yönelik ve güncel olamaz ve usüllere aykırıdır. O nedenle bu durumda olan bir öğrencinin staj tecrübesi sırasında yapması gereken en doğru şey, mektubun ileri bir tarihte yazılacağının sözünü almasıdır. Bu söz alındıktan sonra, o kişi ile zaman içerisinde ilişkiler büyük bir itina ve denge ile devam ettirilmeli ve zamanı gelince de destek mektubu istenmelidir.

Çok önemli bir diğer nokta ise, mektubun , mektubun yazıldığı kişi tarafından görülüp görülmeyeceği konusudur. (waiving the right to see the letter) ABD’de bu nokta önemli bir noktadır. Çünkü aday mektubu görme hakkından vazgeçmek istemeyebilir ve mektubu görme hakkını kullanmak isteyebilir. Şayet bu yasal bir konudur, kimse kimse hakkında üçüncü bir şahsa rızası dışında bir mektup yazamaz. Uzun yıllardır edindiğimiz tecrübelerimiz şunu göstermektedir ki, bu haktan her zaman vazgeçmek en doğru karardır. Eğer bu konuda bir tereddüt var ise, o kişiden mektup zaten en başından istenmemelidir. Bu kuşkunun duyulacağı ve aday hakkında ne yazacağının net olmadığının düşünüldüğü bir durum içinde o kişi ile mektup alınabilecek ideal şartlar zaten oluşmamış demektir ve mektup istenip de mektubu görme yasal hakkında ısrar etmek özünde çok gereksiz bir çabadır , faydadan çok zararlı olabilir.