Eşleştirme (Match) nasıl işler?

Eşleştirme mekanizmasını çok detaylı anlamak isteyenlere...

Amerika Birleşik Devletleri'nde tıpta uzmanlık başvuruları NRMP (national residency match program) denilen kuruluş tarafından yönetilen "match" sistemi (eşleştirme) ile yürütülmektedir. Bu sistemin ülkemizde hiç örneği yoktur. Sistem iki ayak üzerinde durur : adaylar (iş başvurusu yapanlar) , eğitim programları/üniversiteler (iş verenler). Adaylar başvurularını ERAS denilen elektronik bir postane aracılığıyla yaparlar. Bu postane tüm adayların belgelerini , adayların başvurmak istedikleri eğitim programlarına elektronik olarak yollarlar. Eğitim programlarındaki adayları değerlendiren kurul (bu kurulun en başı ve yöneticisi Program Şefidir. İngilizcesi 'program director') bu başvuruları bilgisayarlarına indirerek inceler. İncelenen başvurulardan belli oranda aday görüşmeye çağrılır. Her eğitim programının görüşmeye çağıracağı belli bir kontenjan vardır. Bu belli bir bütçe ile yönetilir. O nedenle her başvuran aday görüşmeye çağrılamaz. Görüşmeye çağrılmasına karar verilen adaylara bu bir mektup ile bildirilir (daha sıklıkla e-posta, bazen her iki yolla) Bu davet mektubunu alan aday,daveti kabul ederse (genellikle davet kabul edilir), geri cevap verir ve görüşmenin yapılacağı tarih kararlaştırılır.

Görüşme günü :

Görüşme günü genellikle bir tam iş gününü kapsar. Genellikle sabah başlar, öğleden sonra iş günü bitimine kalmadan biter. Bazen öğlen de başlayabilir. Görüşme gününün nasıl geçeceği genellikle eğitim program sekreteri tarafından (residency coordinator) önceden bildirilir. Aynı gün genellikle birden fazla adayla beraber görüşme yapılır. Adaylar sırayla iş verenin önde gelenleri ile görüşürler. Her bağımsız görüşme yaklaşık yirmi dakika ile bir saat arasında oynayabilir. Kişinin posizyonuna göre, kuruldaki etkisine göre süre ayarlanır. Görüşme yapanla arasında, program şefi, yardımcısı, bölümdeki asistanlardan seçme kurulunda olanlar, baş asistanlardan en az biri (baş asistanlar seçme kurulunun üyesidir), bazen bölüm başkanları, etkili öğretim üyeleri görüşenlerden olabilir. Bu görüşmeler dizisinin aralarında bir yerine bölümdeki asistanlardan oluşan bir topluluğun adayları yemeğe götürmesi gibi bir etkinlik sıklıkla sıkıştırılır. Bu etkinlik daha az resmi bir ortam yaratıp adayların daha rahat soru sorabilmelerine eğitim programını -sözde- asistanların gözünden tarafsız olarak görmelerine imkan sağlar. Ancak çoğu zaman bu grup içindeki asistanların ne söyleyip ne söylemeyecekleri zaten önceden ayarlanmıştır. Bu etkinlik sonundan genellikle asistanlar eğitim programının yapılacağı hastaneyi adaylara gezdirirler ve tanıtırlar. Görüşmeler dizisi önceden belirlenen saatte biter. 'Match' sistemi içinde olan adaylar ve eğitim programları birbirlerine süreç sona ermeden (sıralama son günü =ranking deadline) posizyon ile ilgili açıktan konuşamazlar. İki taraf da eşleştirme sözleşmesi denilen (match agreement) yönetmeliğe uymak durumundadir. O nedenle bu gün içinde aday çok da beğenilse, hiç beğenilmese de iş veren tarafından herhangi bir yorum yapılmaz.

Görüşme sonrası:

Eğitim programlarındak seçme kurulu her hafta yeni görüşülen adayları masaya yatırıp enine boyuna konuşurlar. Bu toplantılara çekirdek kadro katılır, adayın görüşme performansı didiklenir, görüşme sonrası yazışmalardan bahsedilir ve taslak 'rank' listesinde adaya bir yer seçilir. Bu yer zamanla değişebilecektir. Görüşme sonrası adaylar istekli oldukları eğitim programlarına yazarlar, yazmalıdırlar, Bu şekilde ilgilerini göstererek haftalık kurul toplantılarındakı taslak eşleştirme listesindeki yerlerinin değişmesini sağlayabilirler. Görüşme sonrası evre - eğer son dakikada görüşülmemişse- aylar surer. Bu aylar boyunca adaylar da, eğitim programları da sürekli görüşmelere devam ederler. Bu süreç çok canlı bir süreçtir ve işin çoğu zaman belirlendiği ve şekillendiği bir süreçtir.

Eşleştirme :

NRMP denilen kuruluş adayların ve eğitim programlarının son kararlarını içeren istek sıralamalarını yapmaları için bir 'son tarih' belirler. Bu son tarihte iki taraftan da birer liste ister. Adaylar görüştükleri programları, eğitim program kurulları görüştükleri adayları en çok istediklerinden en az istediklerine doğru sıraya dizerler.Örnekle açıklayalım :

Adaylar : Mehmet, Ahmet, Ali, Ayşe, Fatma olsun .

Eğitim Programları : Ege Üniversitesi (E), Trakya Üniversitesi (T), Akdeniz Üniversitesi (A), İstanbul Üniversitesi (İ) olsun.

Tüm adaylar yukarıdak tüm üniversitelerin psikiyatri eğitim programları ile görüşmüş olsunlar ve tüm psikiyatri programlarının kadrosu birer kişi olsun. Toplam 4 kadroya 5 kişi başvurmuş olsun.

NRMP denilen kuruluş yukarıdaki herkesten birer adet liste istemektedir.

Adayların tercihleri ve eğitim programlarının tercihleri şu şekilde olsun:

Mehmet 'in sıralaması, A, T, E, İ
Ahmet'in sıralaması, A,İ,T,E
Ali'nin sıralaması, A,İ,E,T
Ayşe'nin sıralaması, A,İ,E,T
Fatma'nın sıralaması E,T,A,İ

Akdeniz'in sıralaması, Mehmet, Ahmet, Ali, Ayşe, Fatma
Ege'nin sıralaması, Ahmet,Ali,Ayşe,Fatma, Mehmet
İstanbul'un sıralaması,Mehmet,Ahmet,Ali,Fatma, Ayşe
Trakya'nın sıralaması, Mehmet,Ahmet,Ayşe,Fatma,Ali

NRMP algoritması yukarıdakı sırayla şu şekilde işler:

Mehmet ilk sırada Akdeniz istemiştir, Akdeniz de Mehmet'i ilk sıraya yazmıştır. Mehmet Akdeniz'e yerleşir. Akdenizin kadrosu dolmuştur (bir kişi demiştik) ve kadrosunun doldurarak eşleştirme işlemi dışında kalır (filled the quota). Mehmet de bir kadroya yerleştiği için, onu tercih etmiş tüm diğer listelerde ölü hale gelecektir.

Ahmet de ilk sıraya Antalya yazmıştır, ancak artık orda kadro kalmadığı için diğer tercihe bakılır. Diğer tercihi İstanbul'dur. Yalnız İstanbul Ahmet'i ilk tercihine yazmamıştır. İstanbul ilk tercihine Mehmet'i yazmıştır, ancak Mehmet ilk tercihine yerleşmiştir. O nedenle İstanbul'un listesinde ikinci sıraya inilecektir ve Ahmet İstanbul'a yerleşir. Bu sonuçla, Ahmet ve İstanbul da eşleştirmeden çıkarlar çünkü ordaki tek kadro da doldurulmuştur.

Ali ilk sıraya Antalya ikinci sıraya İstanbul yazmıştır. Her iki kadro da onları daha yukarı yazılmış olan diğer adaylar tarafından doldurulmuştur. O halde Ali'nin üçüncü tercihi olan Ege'ye inilir. Ege ilk sıraya Ahmet yazmıştır, ancak Ahmet daha yukarı yazdığı İstanbul'a yerleşmiştir, o zaman Edirne'nin diğer tercihi olan Ali'ye gelir sıra ve Ali de Ege'ye yerleşir.

Fatma ilk sıraya Ege yazmıştır ancak Ege Ali tarafından dolmuştur. O zaman Fatma'nın alt tercihine inilir, o da Trakya'dır. Trakya'nın listesinde Mehmet ve Ahmet ilk sıradadır ancak her iki aday da kendilerinin yukarı yazıldığı yerlere yerleşmiştir. Bu durumda Trakya'nın diğer tercihlerine bakılacaktır. Trakya'da üç numarada, Ayşe vardır, bu durumda Ayşe'nin listesine bakılır, Ayşe'nin ilk üç tercihindekı kadrolar (A,İ,E) dolmuştur, o halde Ayşe son tercihi olan Trakya'ya yerleşecektir ve Fatma Trakya'yı Ayşe'den daha yukarı yazmasına rağmen, Trakya'nın listesinde Ayşe'den daha aşağıda olduğu için kadroyu alamaz ve dört kişilik kadro olduğundan yarışta beşinci kişi kalan Fatma açıkta kalır.

Çok kadro ve çok adayla düşünüldüğünde oldukça karmaşık bir hale gelebilen NRMP ('Match') eşleştirme sisteminin işleyiş özeti budur.